Terms and conditions

  • TERMS & CONDITIONS

    (polską wersję znajdziesz poniżej / Polish version below)

    1. Event „RETRO WEEKEND FESTIVAL 2025” (RWF 2025) is organized by Michał Kwiatkowski Szkoła Tańca ShimSham.pl („Organizer”).
    2. Filling in participation form you accept the Terms & Conditions and Code of Conduct & allow the Organizer to use your personal data in accordance with Agreement on Protection of Personal Data (Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. (Dz.U. z 2018 r. poz. 1000) and in agreement with Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016
    3. RWF 2025 takes place March 13th – 16th, 2025,
    4. RWF 2025 is dedicated to people over 18 („Participant”). If participant is under 18, written consent from legal guardian will be needed.
    5. To become Participant of the Retro Weekend, one need to register via an online form available on the website retroweekend.pl. Detailed information & payment options are sent to Participant in registration confirmation email. Payment must be received by Organizer within 5 days from registration confirmation email. Registration process is finished once payment is obtained by Organizer. If payment is not obtained within 5 days, registration is cancelled. 
    6. “Early Bird” price is available for:
      a) first 30 participants who made registration with partner for LINDY HOP track,
      b) first 10 participants who made registration for SOLO JAZZ track.
    7. For LINDY HOP track registration priority is given to couples. 
    8. Participant may take part in competitions held during evening part of RWF 2025 (Mix & Match, Solo Jazz, Strictly Lindy). Participant must choose only level of Mix & Match competition (Open or Advanced), regardless of dance role. To take part in the competition one need to register in person on the day that competition is held in line with registration window. Participants will be accepted on the rolling basis.
    9. Pass transfer procedure:
      1. Participant may transfer nominal pass to other person once aligned with organizer in email correspondence,
      2. Full pass transfer is possible only within same dance role (Leader / Follower / Solo track) & level for which Participant was accepted,
      3. Party pass transfer is possible only within same dance role (Leader / Follower/ Switch),
      4. Pass transfers are acceptable until March 12th, 2025, 10 p.m. CET time.
    10. Pass cancellation procedure:
      1. Resignation within 14 days since registration process is finished – Organizer will return 100% of payment diminished by bank transfer fee (subject to #3))
      2. Resignation after 14 days since registration process is finished – Organizer will return 50% of payment diminished by bank transfer fee (subject to #3)).
      3. Resignation after January 31st, 2025 – Organizer will not return payment.
      4. If organizer will be forced to cancel event, all payments will be returned to Participants.
    11. Organizer takes no responsibility for Participant’s valuables or physical injuries.
    12. Organizer has the right to remove Participant from RWF 2025 without payment refund if Participant does not follow Code of Conduct regulations.
    13. Organizer has the right to make changes to the schedule during RWF 2025.
    14. Participant grants Organizer right to use his/her image on photos, videos and all other materials taken during RWF 2025. Organizer can use those materials for marketing purpose.

     

    REGULAMIN

     

    1. Organizatorem wydarzenia „RETRO WEEKEND FESTIVAL 2025” („RWF 2025”) jest Michał Kwiatkowski Szkoła Tańca ShimSham.pl („Organizator”).
    2. Zgłoszenie udziału w RWF 2025 jest równoznaczne z zapoznaniem się i zaakceptowaniem niniejszego regulaminu oraz Code of Conduct oraz z wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych przez Organizatora w celach informacyjnych i marketingowych zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 r. (Dz.U. z 2018 r. poz. 1000) oraz Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO))
    3. RWF 2025 odbywa się w dniach 13 – 16.03.2025
    4. Udział w RWF 2025 może wziąć osoba, która ukończyła 18 lat („Uczestnik”). W przypadku osób niepełnoletnich wymagana jest pisemna zgoda opiekuna prawnego.
    5. Warunkiem wzięcia udziału w RWF 2025 jest rejestracja za pośrednictwem formularza internetowego dostępnego na stronie internetowej www.retroweekend.pl. Szczegółowe informacje dotyczące udziału oraz płatności wysyłane są do Uczestnika w formie mailowej. Płatność za udział w RWF 2025 musi być dokonana w ciągu 5 dni od otrzymania maila z informacjami. Proces rejestracji jest zakończony po otrzymaniu wpłaty przez Organizatora w w/w terminie. W przypadku braku odnotowania płatności w podanym terminie rejestracja uczestnika przepada.
    6. Obniżona cena “Early Bird” jest dostępna dla:
      1. Pierwszych 30 osób rejestrujących się wraz z partnerem na LINDY HOP track,
      2. Pierwszych 10 osób rejestrujących się na SOLO JAZZ track.
    7. Pierwszeństwo w rejestracji na Lindy Hop track mają osoby zgłaszające się w parach. 
    8. Uczestnik może wziąć udział w konkursach odbywających się w trakcie wieczornej części RWF 2025 (Mix & Match, Solo Jazz, Strictly Lindy). Udział w konkursie Mix & Match możliwy jest tylko na jednym wybranym poziomie (Open lub Advanced), bez względu na wybraną rolę w tańcu (leader lub follower). Rejestracji dokonać można wyłącznie osobiście na 30 min przed rozpoczęciem eliminacji. Uczestnicy będą przyjmowani w kolejności zgłoszeń do momentu wyczerpania liczby miejsc.
    9. Procedura wymiany biletów:
      1. Wszystkie bilety są imienne, a ich transfer na inną osobę jest możliwy po uzyskaniu zgody organizatora, wyrażonej za pośrednictwem korespondencji mailowej,
      2. Wymiana biletów Full pass jest możliwa jedynie w ramach tej samej roli w tańcu (Leader / Follower / Solo track) i w ramach tej samej grupy, na którą Uczestnik został przyjęty
      3. Wymiana biletów Party pass jest możliwa jedynie w ramach tej samej roli w tańcu (Leader / Follower/ Switch),
      4. Wymiana biletów jest możliwa do dnia 12.03.2025 do godz. 22.00 czasu środkowoeuropejskiego. 
    10. Procedura rezygnacji z udziału w RWF 2025:
      1. W przypadku rezygnacji w ciągu 14 dni od dokonania wpłaty – wpłacona kwota zostanie zwrócona po potrąceniu kosztów operacji bankowych (z zastrzeżeniem punktu 3),
      2. W przypadku rezygnacji po upływie 14 dni od dokonania wpłaty – 50 proc. wpłaconej kwoty zostanie zwrócone po potrąceniu kosztów operacji bankowych (z zastrzeżeniem punktu 3),
      3. W przypadku rezygnacji po 31.01.2025 – wpłacona kwota nie zostanie zwrócona.
      4. W przypadku odwołania wydarzenia przez organizatora wszystkie płatności zostaną zwrócone Uczestnikom.
    11. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne kontuzje lub nieszczęśliwe wypadki uczestników oraz za rzeczy wartościowe, które mogą zostać zagubione, zniszczone lub skradzione Uczestnikom.
    12. Organizator ma prawo do wykluczenia z udziału w Warsztatach, bez zwrotu wpłaconych pieniędzy, osób, które, zakłócają przebieg wydarzenia lub nie respektują Code of Conduct.
    13. Organizator zastrzega sobie prawo do dokonywania zmian w harmonogramie warsztatów w trakcie ich trwania.
    14. Organizator zastrzega sobie prawo do fotografowania, nagrywania i filmowania zajęć oraz wykorzystania uzyskanego materiału w celach promocyjnych na wszelkich polach eksploatacji. Uczestnik Warsztatów wyraża zgodę na wykorzystanie swojego wizerunku na potrzeby promocji Organizatora w przypadku publikacji zdjęć i filmów.